アウトルック 最速仕事術 森新 2019.6.8.

2019.6.8.　アウトルック　最速仕事術　

～　年間100時間の時短を実現した32のテクニック

著者　森新　ショートカット・Outlook研究家。1988年高知県生まれ。北大工卒後、サントリーフーズ入社。グループ内にて営業・人事を経て現在新規事業に携わる。Outlookスキルの獲得による業務生産性の大幅向上の余地を発見、ライフワークとして研究を重ね、独自にノウハウを蓄積。｢ストアカ｣を通じて発信、講演依頼が殺到、プラチナバッジを獲得。Outlookスキルという言葉を普及させることで日本全体の業務生産性向上にアプローチしていくことをミッションとする

発行日           2019.3.27.　第1刷発行

発行所           ダイヤモンド社

1	Ctrl	F1			リボンの非表示/再表示
2	Ctrl	R			返信画面へ
3	Ctrl	Shift	R		全員への返信
4	Tab				次のマスへ移動
5		Shift	Tab		前のマスへ移動
6		Esc			閉じる/止める/クリア
7	Ctrl	F			転送
8	Ctrl	＜			前のメール
9	Ctrl	＞			次のメール
10	Ctrl	N			新しいアイテムの起動
11	Ctrl	Enter			メール送信
12	Ctrl	E			メール検索
13	Ctrl	Shift	＜		フォント縮小
14	Ctrl	Shift	＞		フォント拡大
15	Ctrl	1			メール画面へ
16	Ctrl	2			予定表画面へ
17	Ctrl	3			連絡先画面へ
18	Ctrl	4			タスクリスト画面へ
19	Ctrl	Shift	E		新しフォルダーの作成
20	Ctrl	Shift	Q		会議画面へ
21		F12			ファイル名を付けて保存
22		Alt	F3		クイックパーツの登録
23		F3			クイックパーツの挿入
24	Ctrl	Alt	R		会議出席依頼画面へ
25	Ctrl	Space			標準書式へ統一
26		Shift	右クリック		パスのコピー
27	Ctrl	K			ハイパーリンクの挿入/変換
28		F7			スペルチェック?
29	Ctrl	F7			辞書登録
30	Ctrl	Shift	I		受信トレイへ
31	Ctrl	Shift	O		送信トレイへ
32		Alt	数字		クイックアクセスツールバー
33	Ctrl	Y			フォルダへの移動
34		Windows	R		指定のフォルダにジャンプ

l  予定表の固定　⇒　｢表示｣｢to do list｣で画面右側に常時予定表を表示

l  ファイルの添付は最初に　⇒　添付ファイルをコピー(Ctrl+C)した上で、受信トレーの任意の場所にはり付け(Ctrl+V)ると、添付した新規メールの画面が表示される

l  メール閲覧ウィンドウは使わない　⇒　Enterで開き、Escで閉じる

1． リボンは不要　⇒　Ctrl+F1で表示/非表示を切り替え

l  矢印+Enterの活用　⇒　人差し指を左矢印に、薬指を右矢印に、中指を上下矢印に、Enterは中指で。左手はAltに親指

2,3　Ctrl+R(Reply)　⇒　返信。カーソルが本文の欄に移動。Shiftを併せて押せば全員への返信

4,5　Tab, Shift+Tab　⇒　次、または、前のマスへの移動

6．    Esc　⇒　開いたメールを｢閉じる｣、検索し終わったら｢やめる｣、変更を保存するかの確認画面を閉じたり入力中の文字を取り消すときも使用

7．    Ctrl+F(Forward)　⇒　転送。カーソルは宛先の欄に移動

8,9　Ctrl+＜ or ＞　⇒　次 or 前のメールへ移動

10． Ctrl+N(New Item)　⇒　新規作成画面へ。予定表で使用すると新しい予定の画面へ

11． Ctrl+Enter 又は Alt+S　⇒　メールの送信

12． Ctrl+E 又は F3　⇒　メールの検索

13,14　Ctrl+Shift+＜ or ＞　⇒　フォントサイズを小さく 又は 大きくする(Wordでも使用可)

15,16,17,18　Ctrl+1、2、3 又は 4　⇒　メールと予定表、連絡先、To do Listをキーで切り替え

l  メールの整理法　⇒　受信トレイのすぐ下に保存用ファイルを作成して返信済みのメールはすべてそこに保存し、必要に応じて検索する。受信トレイに残った未処理のメールはTo do Listの代わりとして使える

新規保存用フォルダの作成　⇒　Ctrl+Shift+E、名前の頭に半角記号を入れるとフォルダーの整理順序の先頭に来る、次が半角英数字、最後が全角日本語

｢クイック操作｣で｢新規作成｣を選択、保存フォルダへの移動をショートカットキーで行うようセットする：Ctrl+Shift+1　???

検索の軸を設定　⇒　Ctrl+E、｢検索｣｢絞り込み｣｢詳細｣で軸(=検索条件)を設定

l  検索フォルダ機能で｢メール検索｣も卒業　⇒　｢フォルダ｣｢新規作成｣｢新しい検索フォルダ｣｢特定の文字を含むメール｣｢選択｣｢特定の文字を入力｣。不要になれば右クリックで削除

l  ｢クイック操作｣機能で3倍速く　⇒　｢ホーム｣｢クイック操作｣｢新規作成｣｢クイック操作の編集｣｢名前｣｢アクション｣｢オプションの表示｣

l  クイックパーツ機能　⇒　定型文の登録。メールの新規作成画面で定型文を選択後Alt+F3、｢名前｣を登録したあと、別の新規作成画面で登録した｢名前｣を入力してF3をクリックすれば定型文が表示される。編集・削除する場合は、メール新規作成画面の｢書式設定｣で｢HTML｣か｢リッチテキスト｣を選択した後、｢挿入｣｢クイックパーツ｣｢定型句｣で登録文を呼び出して｢整理と削除｣を選択し処理

25.　Ctrl+Space　標準書式へ統一　⇒　混在するフォントの範囲を選択してまとめて同一フォントに統一。｢ファイル｣｢オプション｣｢メール｣｢メッセージの作成｣｢ひな形｣｢文書書式｣｢フォント｣で選択

29.　Ctrl+F7　⇒　辞書登録

30,31　Ctrl+Shift+I or O　⇒　受信 or 送信トレイへジャンプ

34． Windows+R　⇒　画面の切り替えなしに指定のフォルダにジャンプできる。Windows+R、｢ファイル名を指定して実行｣｢名前貼り付け｣｢Enter｣で移動。2回目以降は、Windows+R、Alt+↓で名前欄の指定ページを選択、Enterを2回押す

Windows+Rで、｢名前｣欄に｢shell:startup｣と入力してEnter　⇒　｢スタートアップ｣フォルダが開くのでそこにoutlookのアイコンをドラッグ&ドロップすれば、次回から立ち上げ時に自動的にoutlookが立ち上がる

パソコン、脱・自己流で時短 　マウス使わずサクサク

2019.5.7.　日本経済新聞

ビジネスで日々触れるパソコン。メールを送ったり、文書を作成したり、仕事には欠かせない相棒だろう。そんな当たり前の存在だからこそ、見直すことは少ないが、自己流を改めると、時短につながることがある。今日からできる効率化のコツを専門家に聞いた。

「メールは減らせるものではないので、どうしようもない。少しでも省エネにつながらないかと思って」。4月の平日の夜、公務員の男性（32）が参加したのは、スキルシェアのサービス「ストアカ」で開かれた米マイクロソフト「アウトルック」の講座だ。

講師はアウトルック研究家の森新さん。企業の研修などでも登壇しており、3月に発売した「アウトルック最速仕事術」（ダイヤモンド社）はすでに重版した。

森さんは飲料メーカーの会社員。人事部時代に働き方改革を担当。「社内で何に時間を使われているか調査すると、部署関係なくメールの処理に追われていた。エクセルなどは研修があるのに」。アウトルックの時短に着目した。

森さんの調査では、アウトルックの場合、使用時間の平均は業務全体の35%強。年500時間を費やす計算だ。

時短への近道はショートカットキーの使用だ。「キーボードとマウスを往復することによる時間のロスは積み上げると無視できない」と森さん。アウトルックでは10パターンほど覚えれば、十分「脱マウス」できるという。

最も出番が多いというのが「Esc」キー。選択したメールは「Enter」で開けるが、閉じるのに右上の「×」をクリックしていては時間のムダ。開いたメールは「Esc」で即座に閉じられる。

選択したメールを返信する場合は、「Ctrl」＋「R」。転送する場合は、「Ctrl」＋「F」。返信や転送の際に件名の冒頭に現れる「RE」「FW」の頭文字と覚えればいい。

こうした積み重ねに、メールのフォルダ分けの見直しなどを合わせると「使用時間を20%は削減できる。1日4時間使用する人は1時間可処分時間が増える」（森さん）。

アウトルックだけではない。「ショートカットを利用することで、パソコンと頭が"同期"される。画面上で考える習慣がつけば印刷も減る」。そう話すのは、謎解きゲームなどの企画運営を手がけるクロネコキューブ（神戸市）の岡田充弘代表だ。「超速パソコン仕事術」（かんき出版）の著者でもある岡田さん。3つの会社を経営しながら毎日午後6時に帰宅する。その秘訣がパソコン術にある。

ショートカットで簡単なのは右クリック。キーボードの中央右下にある「アプリケーション」キーが該当する。四角形のなかに横線が入ったデザインのキーだ。

離席時に便利なのが画面のロック。「Windows」キー＋「L」で電源を落とさず瞬時に画面をロックできる。カタカナやローマ字への変換は「F7」～「F10」を用いれば通常の変換より早い。

ショートカットを覚えるのはハードルが高いという人に、岡田さんはパソコンの初期設定の見直しをすすめる。例えば「サウンド」。立ち上げ時やシャットダウン時に出る音も動作を遅くしているそうだ。音量を0にするだけでは、サウンドプログラムは実行されており、プログラム自体をオフにする必要がある。

キーボード入力が画面に反映されるまでの反応時間も短縮できる。「コントロールパネル」から「キーボード」の設定画面を開き「表示までの待ち時間」「表示の間隔」を「短く」「速く」にするだけだ。岡田さんによると、この2点だけで、1日平均9分の時短につながるという。

いずれも今使っているパソコンで可能な工夫。習慣を変えるのは難しいが、ショートカットの技術は部署に関係なく使えるため「個人のスキルにもなる」（岡田さん）。岡田さんの会社では社員も1日1つショートカット術を覚えているそうだ。「2～3日、頑張ってマウスを使わないようにすれば身に付く」（森さん）。ちりも積もれば時短になりそうだ。

（井土聡子）